社会人として心得ておきたいマナーの一つとして、手紙やメールの書き方は必須項目！

私も仕事柄、取引先会社への宛名書きは必須なのですが、意外と間違った使われ方をしているものもよく目にします。

そこで今回は先方の会社や担当者の目に真っ先に触れ、マナーを問われる宛名書きについて解説します。

一度覚えると使い方は簡単！困ったときや迷ったときの参考にして下さいね。

会社の宛名の書き方は御中と様どっち？担当者の名前はどう書くの？

会社の宛名でよく目にする「御中」や「様」。どういったときが「御中」で、どのような場合が「様」なのか、きちんと使い分けていないと実は恥をかいてしまっているかもしれません。

会社などの企業や組織に宛てて出すものには「御中」をつけると認識している方、それは間違いです！

「御中」とは、実は企業や組織の中の「誰か」に使う敬称。会社全体もしくは組織そのものに対して使う敬称ではないんです。

つまり企業や組織において担当者が誰か分からないといった場合に「御中」を使います。

「様」は相手がはっきりと分かっている場合に、特定の名前のあとにつける敬称となります。ただし、「御中」と「様」はどちらも敬称にあたるため二重に使うことはできません。

ですので、担当者などが分かっている場合とそうでない場合で使い分けるようにしましょう！

分かりやすいように例を挙げてみますね。

担当者などが分からない場合

○「〇〇株式会社　御中」、「〇〇株式会社　営業部　御中」

×「〇〇株式会社　様」、「〇〇株式会社　営業部　様」

担当者などが分かっている場合

○「〇〇株式会社　△△□□様」、「〇〇株式会社　営業部　△△□□様」

×「〇〇株式会社　御中　△△□□様」、「〇〇株式会社　営業部　御中　△△□□様」

同じような宛名で「殿」という書き方を目にしたことがあるかと思いますが、これは目上の方が目下の人に対して使うものですので「様」で統一した方が無難です。

「殿」は目上の方に対する敬称のように感じますが、実は逆の意味になり失礼にあたる場合もありますので気をつけましょう。

また宛先が特殊な職業の方であった場合（医師、弁護士、教師、税理士など）は、「様」を「先生」などに変えても差し支えありません。

部長や専務など役職名をつける場合は、基本的に「様」は必要ありません。役職名自体が敬称として扱われますので、「様」をつけたいときは次のようにして使いましょう。

○「〇〇株式会社　営業部　部長　△△□□様」

×「〇〇株式会社　営業部　△△□□部長　様」

最後に「各位」の使い方ですが、これは複数の相手に対して使う「皆様」や「皆様方」といった意味の言葉です。

「各位」もそれだけで敬称になりますので、「御中」や「様」と一緒に使うことはできません。

○「〇〇株式会社　営業部　担当者各位」

×「〇〇株式会社　営業部　担当者様各位」

宛名の敬称は簡単なようで間違いやすいので、正しい使い方をマスターしておきましょう！

封筒や年賀状に縦書きする時のサイズや順番はどうする？

次に実際に封筒や年賀状などのハガキに宛名書きをする際の基本を見ていきましょう。

まずは使う機会の多い縦書きの場合から見ていきたいと思います。

宛名の順番は、住所→会社名→所属部署名→肩書や役職名→名前が基本。

住所は郵便番号の枠の右端に揃え、書き出しは一文字分下げてからにします。

数字は漢数字を使い、建物名やビル名も省略せずに書くのがマナー。

所属部署名が短い場合は、会社名の下に一文字下げて書けばＯＫ！長い場合は、行を変えて会社名の横に書いても構いません。その時も会社名より一文字分下げた位置から書き出しましょう。

役職名は四文字までは名前より小さな字で、名前の上に書くようにします。役職名が五文字以上になる場合は、名前と会社名（会社名+所属部署名または所属部署名）の間に名前より小さめの字で書けば大丈夫です。

また字のサイズは相手の名前を一番大きく書き、次に住所と会社名、小さめの字で書くのが所属部署名や役職名となります。

名前→住所と会社名は同じぐらいでＯＫ→所属部署名、肩書や役職名

ただし、所属部署名や役職名などの文字数が多く行内に入りきらないときなどは、会社名も小さめの字で揃えても構いません。

もちろん自分の住所や名前などは、宛名よりも小さな字で会社名や部署名も忘れずに書くようにしましょう。

封筒に横書きする時のサイズや順番は？

次に横書きの場合ですが、宛名の順番は縦書きと同じです。

住所→会社名→所属部署名→肩書や役職名→名前という順番で書きましょう。

住所の書き出し位置ですが、左端から二文字分ほどあけてから書き始めると全体の文字バランスがよく見えますよ。

また横書きの場合には漢数字ではなく、算用数字を使いましょう。

所属部署名も縦書きのときと同じで、短い場合は会社名の下に一文字下げて書き、長い場合は行を変えて会社名の横に書くようにします。

役職名も四文字までは名前より小さな字で名前の上へ、五文字以上になる場合は、名前と会社名や所属部署名の間に名前より小さめの字で書きましょう。

文字の大きさも縦書きのときと同じで構いません。

名前→住所と会社名は同じぐらい→所属部署名、肩書や役職名となります。

最後に間違ってはいけないのが切手の位置。

縦書きのように左上に貼ってしまいがちですが、横書きの封筒の場合で切手の位置に指定がない場合は右上に貼るのが正しいということも覚えておきましょう。

縦書きでも横書きでも、住所や会社名・所属部署名など全体的に文字数が多い場合には、あらかじめ字の大きさや行間など全体のバランスを考えて書き始めるようにしましょう。

メールの時はどうするの？

ビジネスシーンにおいて文書を送る際は、手紙やハガキだけではなくメールという場合もあると思います。

手紙やハガキの宛名の書き方は分かったけど、メールを送る際はどのように書けばいのでしょうか？

まずメールの際は住所を書く必要がありませんので、一行目に宛名を書きます。なお宛名はメールの左側に寄せて書くようにしましょう。

書き順は、会社名→所属部署名→担当者名などが分かっている場合は個人名に敬称となります。

例としては…

・「〇〇株式会社　御中」、「〇〇株式会社　営業部　御中」

・「〇〇株式会社　△△□□様」、「〇〇株式会社　営業部　△△□□様」

・「〇〇株式会社　営業部　部長　△△□□様」

手紙と同じように敬称の二重付けは絶対に避けましょう！

また手紙のように名前や役職名などによって、文字の大きさやフォントを変える必要はありません。

宛名と本文の間は一行あけると読みやすくなり、読み手に親切な書き方と言えます。

宛先の会社名を書く際も略称は使わないようにしましょう。

○株式会社　〇〇　御中

×(株)　〇〇　御中

宛名に相手の住所やメールアドレスの記載は必要ありませんと最初に書きましたが、差出人（自分）の署名を最後に付け加える際はきちんと書くようにします。

差出人（自分）の会社名・所属部署名・会社の住所・電話番号・メールアドレスまできちんと書くのがマナーです。

手紙やメールの宛名書きのマナーがきちんとできていると、取引先や就職先などに良い印象を与えるだけでなく、「お！デキる！」と一目置かれます！

細かいところまできちんと書けているか、送る前にもう一度確認することを忘れずに。

まとめ

ビジネスシーンで使える宛名書きの基本を今回は見ていきました。

宛名書きはどんな仕事でも共通して必要になってくる部分だと思います。この機会にもう一度見直してみて下さいね！